（2013年1月14日校長辦公會議審議通過 2013年3月15日發布 自2013年4月15日期施行）

第一章  總  則

第一條  為了規範學校檔案工作🦜，提高檔案管理水平🧝🏼‍♂️，有效保護和利用檔案，根據《中華人民共和國檔案法》及其實施辦法👴🏼、《高等學校檔案管理辦法》、《上海市檔案條例》等法律🐌、法規和《高等學校檔案工作規範》等規範性文件，結合本校實際，製定本條例。

    第二條  本條例所稱學校檔案，是指學校和校內各單位、附屬醫院從事招生⚂、教學、科研、管理等活動直接形成的對學校和社會有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式🍸、載體的歷史記錄🔦。

第三條  學校應當加強檔案管理🧑🏼‍🚒，將檔案工作納入學校整體發展規劃🫵🏼。

第二章  機構設置

第四條  學校設立檔案工作委員會，領導全校檔案工作🆙。

檔案工作委員會主任由校長擔任，副主任由分管檔案工作的副校長擔任👩🏿‍🎨。各相關職能部門負責人是檔案工作委員會委員👨🏿‍🔬。

第五條  檔案工作委員會的職責是：

（一）審議學校檔案工作計劃和工作報告🤐；

（二）審議學校檔案工作年度財務預算方案🏗🐯、決算方案；

（三）審議批準學校檔案工作的具體規章；

（四）審議批準各單位檔案工作年度考核結果🕵🏽‍♂️。

第六條  檔案工作委員會每年度至少召開一次會議🎋。經委員提議🧑🏽‍🦰，主任同意🔕，可以召開檔案工作委員會臨時會議。

第七條  學校設立檔案館🛏，專門接收💊、保存和提供利用學校檔案👫，開展學校歷史研究📢。檔案館既是學校檔案管理工作的職能管理部門，又是永久保存和利用本校檔案的文化事業機構。

第八條  檔案館的職責是：

（一）執行檔案工作委員會的決議；

（二）擬訂學校檔案工作計劃和工作報告📿；

（三）擬訂學校檔案工作年度財務預算方案、決算方案🤴🏼；

（四）擬訂學校檔案工作的具體規章；

（五）建議設立檔案分室；

（六）負責接收（征集）、鑒定、統計👼、保管學校的各類檔案及有關資料👩🏽‍🦱；

（七）編製檢索工具，編研、出版學校檔案史料，開發學校檔案信息資源；

（八）組織實施學校檔案信息化建設和電子文件歸檔工作；

（九）開展學校檔案的開放和利用工作；

（十）開展專（兼）職檔案工作人員的業務培訓；

（十一）對校內各單位檔案工作進行指導、檢查📎、考核；

（十二）對具有獨立法人地位的附屬醫院等單位檔案工作進行指導、監督📶、檢查🎒🧩；

（十三）利用學校檔案開展多種形式的宣傳教育活動👩‍🔧；

（十四）檔案工作委員會授予的其他職責。

第九條  檔案工作委員會在檔案館設秘書處，負責召集檔案工作委員會會議😚，組織實施檔案工作委員會的決定，並向檔案工作委員會報告工作🍇🕴。

檔案工作委員會秘書長由檔案館館長擔任🐕。

    第十條  校內各單位負責人是本單位檔案工作的首要負責人🔑。各單位應當成立檔案工作小組🦴，配備專（兼）職檔案員，建立和完善本單位的檔案工作製度，做好本單位檔案的收集🧖‍♂️⏭、整理和歸檔工作。

第十一條  對需要特殊條件保管或者利用頻繁且具有一定獨立性的檔案，學校可以在相關單位設立檔案分室🕰，作為檔案館的分支機構〰️。

檔案分室應當每年向檔案館報送新增檔案目錄🥓〽️，並移交永久保存的檔案。

第三章  檔案管理

第十二條  學校實行檔案材料形成單位立卷的歸檔製度。全校性、綜合性的材料由學校辦公室立卷歸檔，其余材料按門類由形成單位立卷歸檔💇🏼‍♂️。材料形成涉及二個以上單位的，由主要單位立卷歸檔。

第十三條  在學校教學𓀘、科研、管理等活動中形成的各種載體形式的檔案材料屬於學校，各單位應當按照規定及時歸檔，任何人不得據為己有或者拒絕歸檔。歸檔材料的範圍由檔案館製訂具體標準🈳。

個人在其非職務活動中形成的重要檔案材料，檔案館可以通過征集🧕🏿👝、代管等形式進行管理🦹🏼‍♀️。征集的製度和辦法由檔案館製訂實施𓀚。

第十四條  各單位專（兼）職檔案員應當按照規定，對本單位負責立卷歸檔的材料及時進行整理🍽🐸、組卷、裝訂⚧，移交給檔案館，由檔案館檢驗🤦🏼‍♂️、接收。

檔案館可以在各單位立卷歸檔的過程中進行業務指導。

第十五條  歸檔的檔案材料應當質地優良，書繪工整，聲像清晰👩🏼‍💻☂️，符合有關規範和標準的要求✊🏼。電子文件的歸檔要求由檔案館製訂具體標準♌️。

第十六條  檔案材料每年按門類分別在下列期限內歸檔：

（一）黨政管理類和能夠按自然年度歸檔的材料應當在次年五月底前歸檔；

（二）教學類和能夠按教學年度歸檔的材料應當在當年年底前歸檔；

（三）科研類、基建類和專題性、成套性材料應當在項目完成並通過鑒定👩‍🦼、驗收💞、審計後二個月內歸檔；

（四）上級指定接收的材料應當立即歸檔。

第十七條  交接檔案材料時，雙方應當填寫移交清冊，並簽字蓋章✍️。

    第十八條  檔案館對校內各單位、附屬醫院和個人移交的檔案材料進行整理🏄🏽‍♀️、分類🧚🏼‍♂️、鑒定、編號和排架。學校檔案的分類方法由檔案館製訂實施🧑🏽‍🎄。

第十九條  學校檔案的保管期限由檔案館按照國家有關規定製訂具體標準🚂。對保管期限已滿🤌🏿、已失去保存價值的檔案，經有關部門鑒定並登記造冊，報檔案工作委員會主任批準後🫲🏼，予以銷毀。未經鑒定和批準，不得銷毀任何檔案。

第二十條  檔案館應當配備專人從事檔案庫房的技術管理工作，安裝恒溫👩🏻‍🦽、恒濕、防火、防盜🧑🏼‍🏫、防漬💇🏽‍♂️🦧、防有害生物等必要設施，定期排查安全隱患，及時處理保管事故🧜🏼‍♂️，確保檔案安全。

檔案館應當研究和改進檔案保護技術，對破損👲🏽、褪色的檔案🤛🏻，應當及時修復或者復製🥕。

第二十一條  檔案館應當對學校檔案的接收、整理、利用🪀、移交、鑒定、銷毀等各種情況進行統計，並按照國家有關規定報送學校檔案工作基本情況統計表。

第二十二條  具有獨立法人地位的附屬醫院等單位的檔案工作由檔案館、上海市檔案局和有關上級機關在職責範圍內負責業務指導、監督和檢查；應當設立綜合檔案室，配備專職檔案員和專用的🧗🏿‍♀️🧎‍♂️‍➡️、符合檔案管理要求的檔案庫房，建立和完善附屬醫院的檔案工作製度🛰；應當參照本條例，每年向檔案館移交教學、科研檔案及重大活動的聲像檔案，並報送歸檔案卷目錄（電子版）🌰、檔案工作基本情況統計表💢。移交應該永久保存的檔案。檔案範圍由檔案館與附屬單位根據實際情況製定🤾🏻🚦。

第四章  檔案的利用與公布

第二十三條  檔案館應當按照國家有關規定公布檔案𓀓。未經學校授權，任何單位和個人不得公布學校檔案🤸🏽‍♂️。

有下列情形的檔案不對外公布：

（一）涉及國家秘密的；

（二）涉及專利或者技術秘密的；

（三）涉及個人隱私的🔀；

（四）檔案形成單位規定限製利用的🧒🏻。

第二十四條  查閱👂🏽、摘錄🫱🏽、復製未開放的檔案，應當經檔案館館長批準🗄；涉及未公開的內容的♘，還應當經檔案形成單位或者本人同意🌺，必要時應當報檔案工作委員會主任批準⛹🏽；涉及重大問題或者國家秘密的⏰，還應當經保密工作委員會批準。

第二十五條  檔案館是學校出具檔案證明的唯一機構，應當建立和完善館藏學校檔案的利用手續🚥。

檔案館對用於公益目的的檔案利用，以及社會組織🐥🤦🏿、個人對其所移交、捐贈檔案的利用不收取費用，對用於個人或者商業目的的檔案利用，可以合理收取費用。學校檔案的利用辦法和具體費用標準由檔案館製訂實施👨🏽‍🏭。

第二十六條  檔案館應當根據學校和社會需要⏲，積極整理、研究學校檔案👨‍👨‍👧‍👧🌹，參加學校的編史修誌工作🫷🏻，為學校的教學、科研和管理提供有價值的參考資料。出版檔案史料的，應當經檔案形成單位或者本人同意，並報檔案工作委員會主任批準。

第五章  考核、獎勵與處罰

第二十七條  學校建立檔案工作考核製度，每年對各單位的檔案工作進行評估、考核⬅️🗳，考核結果計入單位年終考核結果。

第二十八條  學校對在檔案工作中做出顯著成績、重要貢獻和表現突出的單位和個人👶🏻，給予表彰和獎勵，對違反檔案法律👨🏻‍🦯🦸、法規和學校檔案工作製度規定的單位和個人，給予批評，依照國家法律、行政法規和學校有關規定進行處分；構成犯罪的，由司法機關依法追究刑事責任🫱。

第六章  附  則

第二十九條  本條例自公布之日起滿三十日後施行📧，1997年《EON体育4平台檔案工作條例》同時廢止。